§8．效率制胜(1/3)

（1）管好自己的时间

时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。

时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。

现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。时间的帕金森定理表明工作会自动地膨胀占满所有可用的时间；80／20原则表明应该把最佳的时间用在最重要的时间上，所谓“好钢用在刀刃上”。时间管理是企业的财富之源，“时间就是金钱”的观念早已深人人心，而对于处在职场中的人来讲，做好时间管理不仅意味着丰厚的经济利益，更能令自己的事业突飞猛进。保持焦点，一次只做一件事情，一个时期只有一个重点。聪明人要学会抓住重点，远离琐碎。

在实际工作中，浪费时间的症状主要表现为办事拖拉、会议冗长、不速之客闯入、电话干扰、经常加班加点、穷于应付突发事件、上班漫谈、聊天、交待不清，事情做错、不敢拍板，等指示、不考虑事情过于复杂、主管事必躬亲、完美主义办事、不考虑轻重缓急、凭记忆办事、主办人员迟到、同样的总是一而再、再而三地出现等。鉴于工作的压力和外部的竞争状况，有效地管理时间应注意如下几点：

良好的习惯是一种个人竞争力

养成记录自己实际耗用时间的习惯，一般是当时作出记录，不得已的情况下可事后回忆补记，尽量做到事前控制；应准备一个待办事项清单、时间记录本或效率手册，以备分析检查或查阅待办事项；在办公场所的挂历、台历或记事本上，标注当天或预定工作计划或约会，以备遗忘，也可在电脑系统或电子记事本设置发声装置以便及时提醒；设身处地考虑自己是否浪费别人时间，或对别人有无帮助，如情况消极应及时纠正。如一项工作别人或部下做得更好或更合适去做，则应及时转交他人。根据个人生活规律，选择每天精力最充沛、思想最集中的时间，去处理最重要的事情，达到事半功倍的效果。克服“办事拖延”的鄙习，推行一种“限时办事制”，规定在限定时间内（如4小时、8小时、当天）形成报告处理结果；将一些不太重要的事集中起来办或联办。

现在就做（DOITJUSTNOW）。许多人习惯于“等候好情绪”，即花费很多时间以“进入状态”，却不知状态是干出来而非等出来的，最佳时机是需要把握的。请记住，栽一棵树的最好的时间是20年前，第二个最好的时间是现在，手中的鸟比林中的鸟更有效。

学会说“不”。计划赶不上变化是经常遇到的情况，确实自己原本已安排好了计划，但是经常会临时出现一些变化。例如，自己的主管要给自己加派新的任务，而如果自己接受了这个任务，那就会超负荷地运转而影响自己的业绩，也会影响公司的业绩。要学会恰当地拒绝，这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝自己的上级要讲究技巧，不宜直截了当，而要委婉，用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。在绝大多数的情况下，上级是会有其它的安排来解决这个问题的。要学会限制时间，不仅是给自己，也是给别人。不要被无聊的人和无关重要的事缠住，也不要在不必要的地方逗留太久，不要将整块的时间拆散。一个人只有学会说“不”，他才会得到真正的自由。同时也要避开高峰，如避免在高峰期乘车、购物、进餐，可以节省许多时间。

时间价值观念。避免“一分钱智慧几小时愚蠢”的事例，如为省两元钱而排半小时队，为省两毛钱而步行三站地等等，都是极不划算的。对待时间，就要像对待经营一样，时刻要有一个“成本和价值”的观念，要注重时间的机会成本，使时间产生的价值最大化

。

积极休闲。不同的休闲会带来不同的结果。积极的休闲应该有利于身心的放松、精神的陶冶和人际的交流，有利于提高办事效率；而且随着经济和生活水平的发展，一些休闲性的活动也能放松性的解决问题，如通过打高尔夫、网球等共同爱好来结识各界精英朋友也能提高办事效率。

集腋成裘。生活中有许多零碎的时间很不为人注意，其实这些时间虽短，但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作，翻翻报纸乃至记几个单词；运动时可回想遇到困难的事会急待解决的事等等。在疲劳之前休息片刻，既避免了因过度疲劳导致的超时休息，又可使自己始终保持较好的“竞技状态”，从而大大提高工作效率。

搁置的哲学。不要固执于解决不了的问题，可以把问题记下来，让潜意识和时间去解决它们。这就有点像踢足球，左路打不开，就试试右路，总之，尽量不要“钻牛角尖”。不要开展无谓的争论，不仅影响情绪和人际关系，而且还会浪费大量时间，到头来还往注解决不了什么问题。说得越多，做得越少，聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。

常用的时间管理工具

计划管理

关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。

待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。

待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。

每年年末作出下一年度工作规划；每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末五作出下周工作计划。

时间“四象限”法

究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要（如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等）、重要但不紧急（如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等）、紧急但不重要（如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等）、既不紧急也不重要（如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等）。时间管理理论的一个重要观念是应有重点地把主要的精力和时间集中地放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。

有效的时间管理

美国管理学者P·F·Drucker认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在什么地方；管理自己的时间，设法减少非生产性工作的时间；集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。

时间ABC分类法

将自己工作按轻重缓急分为：A（紧急、重要）、B（次要）、C（一般）三类；安排各项工作优先顺序，粗略估计各项工作时间和占用百分比；在工作中记载实际耗用时间；每日计划时间安排与耗用时间对比，分析时间运用效率；重新调整自己的时间安排，更有效地工作。

考虑不确定性

在时间管理的过程中，还需应付意外的不确定性事件，因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：第一是为每件计划都留有多余的预备时间。第二是努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三是另准备一套应变计划。迫使自己在规定时间内完成工作，对你自己能力有了信心，你已仔细分析过将做的事了，然后把它们分解成

若干意境单元，这是正确迅速完成它们的必要步骤。

在工作中要很好地完成工作就必须善于利用自己的工作时间。工作是无限的，时间却是有限的。时间是最宝贵的财富。没有时间，计划再好，目标再高，能力再强，也是空的。时间是如此宝贵，但它又是最有伸缩性的，它可以一瞬即逝，也可以发挥最大的效力，时间就是潜在的资本。充分合理地利用每个可利用的时间，压缩时间的流程，使时间价值最大化。

（2）突破年龄限制

曾有人形象地比喻人生的不同阶段：“二十岁是半成品、三十岁是成品、四十岁是精品、五十岁是极品、六十岁是次品、七十岁是废品”。这是一句戏谑的话，但它点明了人在不同的年龄阶段具有不同的特点，一般来说，二十多岁的人朝气蓬勃、思想开放、锐意进取，但同时又像一匹随时可能脱缰的野马，具有容易冲动、缺乏耐心、考虑欠周、办事疏忽等缺点。

三十多岁是人生的黄金期，拥有经验、精力旺盛、学习能力强、能客观思考、世界观基本形成，但这时容易在各种机会面前迷失方向、会让一帆风顺冲昏头脑，也容易放松要求、随遇而安；四十多岁的人散发着智慧的芬芳、闪耀着成熟的光芒，表现出强劲、高效、沉着、到位，但这时的思想已逐步从进取转向保守、性格也容易从自信转变成自负，也经常流露出独断、专权的作风；五十多岁的人，身上挂满了经验的硕果，行动从容、处变不惊，但过于保守、包容、守旧等缺点也日益显现出来，常常是维持局面得心应手、开拓创新无从下手、对新方案疑虑重重，对新事物的感受只有冲击而没有喜悦；六十多岁的人对过去的怀念成为生活的主导，并且将自己的历史如珍珠一般不断向他人炫耀，对新知已没有“取”的兴趣、对往事也没有“舍”的魄力，身上常弥漫着墨守成规、固执己见的气息。这时，不管你在组织里还处在什么位置，都应该果断地走出圈外去，回望这边会风景独好。

这是年龄的自然特点，虽然因个体不同会有差异，但你不要因为这种特点揭示了我们身上的缺陷而去否认它的存在，你只有欣然地接受它，也才有勇气去克服它。如果你在二十岁的年龄段能注意严谨、在三十岁的年龄段能刻苦发挥、在四十岁的年龄段能勤奋学习、在五十岁的年龄段能善于授权、在六十岁的年龄段能决然放手，这就是战胜了年龄特点，这就是突破！年轻人突破了，二十岁就可能有三十岁的成熟、三十岁就可能有四十岁的成就；年长者突破了，六十岁还可以续写五十岁的辉煌，五十岁还可以保持四十岁的魄力。

突破经验束缚

有人说：“经验如酒、越陈弥香”，的确，经验是一笔财富，是你用时间、精力、金钱、成功、失败等元素勾兑后沉淀的资本，它让你获得“老练、能干”等等美名。

不去珍惜自己或他人所取得的经验，是违背“站在前人的肩膀上可以看的更远”的道理，如果万事都重头开始摸索，是一种资源浪费，也是一种极端行为。

把过去的成功经验当作不变法宝、当作开启未来的万能钥匙，非要把陈旧的色彩抹在今天的画卷上，这又是另一种极端。

既然历史不能拷贝，经验就不能照搬。可每当问题发生在你面前时，你的思维常常是：脑海里开始搜索以往发生过的类似事件，回想当时的过程、处理方式及结果，之后就会想当然“以前怎么处理现在也一样”，这是惰性本能之下的“省功原理”。因此，当下属提出的方案是你曾经的失败经历时，你就会告诉下属“算了吧，这件事情做不了”；下属提出的问题是你曾经的成功经历时，你会告诉下属“这个事情我做过，你就按这样办”；下属提出的问题是一直存在的老问题时，你会告诉下属“这个问题避免不了，你就别花心机了”；下属提出改善现行的作法时，你会告诉下属“现在好好的，没问题你就不用去改它了，其它更急的事先做吧”。

你积累下来的经验或曾经的教训，应该是后人的航灯，是大家通向未来的史料，而不能成为他人难以逾越的屏障，也不能成为行者身上的包袱。我们这样对待自己所取得的经验时，就是突破了。

你取得了显著成就值得敬重，但你要避免用成就去编织笼罩自己的网；你获得了高职受人尊敬，你也要避免用高职去做成封闭自己的盖。

打开思维的天窗，吹来的和煦的风，沿着明媚的阳光，放飞你的思想。

（本章完）